Selección de una agencia de viajes
La Fondation Recover, Hòpitaux pour l’Afrique

OBJETIVO

Que la agencia gestione de forma efectiva la compra de billetes de avión, billetes de tren y/o alojamiento para los trabajadores y voluntarios de Fundación Recover.

DESCRIPCIÓN

Fundación Recover, Hospitales para África contrató en 2024 un volumen anual de 44 billetes de avión con un coste aproximado de 51.000 €. La contratación, consta, principalmente de billetes de avión de carácter internacional. El número depende de las oportunidades que surjan.

Los destinos más frecuentes son: Camerún, Costa de Marfil, Benín, Burundi, RD Congo, Sudán del Sur y Campamentos Saharauis. También hay billetes de países africanos a España, dado que evacuamos paciente para ser operados aquí.

De igual modo, el equipo realiza puntualmente viajes por España, ya sea en tren (a Albacete o Barcelona, por ejemplo) o en avión (a San Sebastián…).

SERVICIOS ESPERADOS

La agencia de viaje adjudicada debe comprometerse a ofrecer precios reducidos en el momento de la emisión de cada billete y más competitivos que los buscadores de internet.

De igual modo, ha de asegurar:

• El menor número de escalas posible
• Que la compañía sea lo más segura posible
• Reserva de asiento (evitando los peores asientos del avión, especialmente los de las filas traseras)
• Prioridad para que se pueda llevar equipaje de mano en el avión sin facturar
• Apoyar con el check-in on-line siempre que esté dentro de su horario comercial
• Cambios o cancelaciones antes de la salida al menor coste posible.
• Seguimiento del viaje y el acompañamiento en cualquier incidencia que pueda producirse.
• Crédito de pago de 30 días.
• Beneficios empresariales ofrecidos por las compañías. Aconsejar e incluir a Fundación Recover en los programas de puntos que supongan un ahorro de coste de la Fundación en la emisión de billetes.

El valor competitivo es fundamental, y debe quedar reflejado en los precios ofrecidos.

FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO

La agencia de viajes es la responsable de emitir las facturas correspondientes, y de establecer el canal de comunicación con Fundación Recover. No se podrá realizar ningún cobro que no haya sido previamente comunicado y validado por la Fundación.

El pago con tarjeta, estableciendo un crédito de 30 días.

REQUISITOS DE LA AGENCIA DE VIAJES

• Tener experiencia demostrable, de al menos, 5 años en los procesos de compra de billetes y alojamiento. Con especial atención al continente africano.
• Demostrar el conocimiento de los beneficios que algunas compañías prestan al sector de la ONG.
• Contar con una plataforma que opere:
  • en el horario laboral de Fundación Recover (9-18.00h)
  • 24/7 365 días para la gestión de incidencias y/o emergencias en los servicios ya contratados.
• Establecer un contacto de referencia al cliente.
• Demostrar experiencia en la comunicación e intercambio fluido de información con el cliente, las aerolíneas, los aeropuertos o terminales de viajeros, los hoteles y las empresas de transporte
• Conocer los requisitos necesarios para poder ingresar a cada país y/o permisos adecuados, y asesorar al cliente.
• Prestar asistencia al cliente en idiomas: español, francés e inglés.

PROPUESTA

La propuesta debe incluir la siguiente información:

1. Plan de trabajo:
   ✓ Experiencia demostrada
   ✓ Metodología y herramienta en la reserva de los servicios. Especialmente en la reserva de billetes de avión. Debe incluir todo el ciclo, desde la solicitud hasta la confirmación y facturación
   ✓ Metodología ante incidencias y emergencias
2. Costes y facturación:
   ✓ Costes de la agencia
   ✓ Herramienta de gestión
   ✓ Tablas de los beneficios a las ONG por compañías
3. Beneficios corporativos. Detalle de los beneficios que pueden ofrecer a través la gestión con las diferentes compañías. Como, por ejemplo:
   ✓ Cambio de nombre en el billete
   ✓ Ingreso a salas VIP
   ✓ Up-grade en vuelos
   ✓ Programa de fidelización
   ✓ Descuentos en las tarifas aéreas
   ✓ Soluciones ante cambios de vuelos, demoras y/o cancelaciones.
   ✓ Otros: detallar

PROCESO DE SELECCIÓN

Fundación Recover abre el plazo de presentación de propuestas durante el mes de abril. Entre un mínimo de tres agencias que se hayan presentado, Fundación Recover se compromete a elegir un operador antes del 15 de mayo.