Sélection d'une agence de voyages
La Fondation Recover, Hòpitaux pour l’Afrique

OBJECTIF

Que l’agence gère efficacement l’achat de billets d’avion, de billets de train et/ou d’hébergement pour les travailleurs et les volontaires de Fundación Recover.

DESCRIPTION

Fundación Recover, Hospitals for Africa a contracté en 2024 un volume annuel de 44 billets d'avion, pour un coût estimé à 51 000 €. Le contrat comprend principalement des billets d'avion internationaux. Le nombre dépend des opportunités qui se présenteront.

Les destinations les plus fréquentes sont : le Cameroun, la Côte d’Ivoire, le Bénin, le Burundi, la RD Congo, le Soudan du Sud et les camps sahraouis. Il existe également des billets vers l’Espagne depuis des pays africains, car nous évacuyons des patients pour leur opérer ici.

De même, l’équipe effectue régulièrement des voyages en Espagne, que ce soit en train (à Albacete ou à Barcelone, par exemple) ou en avion (à San Sebastián…).

SERVICES ESPERÉS

L’agence de voyages adjudicataire doit s’engager à proposer des prix réduits au moment de l’émission de chaque billet et plus compétitifs que les moteurs de recherche en ligne.

De même, il doit s’assurer :

• Le plus petit nombre d'escales possible
• Que la compagnie soit aussi sûre que possible
• Réservation de siège (pour éviter les sièges les plus mauvais de l'avion, notamment ceux des rangées arrière)
• Priorité pour que l'on puisse transporter des bagages à main à bord de l'avion sans facturer
• Appuyer sur le système de réservation en ligne chaque fois que cela est possible dans votre horaire commercial
• Modification ou annulation avant la date de départ au plus bas coût possible.
• Suivi du voyage et accompagnement en cas d’incident éventuel.
• Désaveu de paiement de 30 jours.
• Les avantages économiques offerts par les compagnies. Conseiller et inclure Fundación Recover dans les programmes de points qui permettent à la Fondation d’économiser des coûts lors de l’émission de billets.

La valeur compétitive est fondamentale et doit se refléter dans les prix proposés.

Facturation et mode de paiement

L'agence de voyages est responsable de l'émission des factures correspondantes et de la mise en place du canal de communication avec Fundación Recover. Aucune somme ne pourra être débitée sans que la Fondation n'en ait été préalablement informée et validée.

Le paiement par carte, avec un crédit de 30 jours.

REQUISITÉS DE L'AGENCE DE VOYAGES

• Posséder une expérience démontrable d’au moins 5 ans dans les processus d’achat de billets et d’hébergement, avec une attention particulière accordée au continent africain.
• Démonstration de la connaissance des avantages que certaines entreprises apportent au secteur des ONG.
• Disposer d'une plateforme opérationnelle :
  • dans l'horaire de travail de Fundación Recover (9h-18h00)
  • 24/7 365 jours pour la gestion des incidents et/ou des urgences dans les services déjà contractés.
• Créer un contact de référence pour le client.
• Demonstrer une expérience dans la communication et l'échange fluide d'informations avec le client, les compagnies aériennes, les aéroports ou les terminaux de voyageurs, les hôtels et les entreprises de transport
• Connaître les exigences nécessaires pour pouvoir entrer dans chaque pays et/ou les permis appropriés, et conseiller le client.
• Fournir une assistance client dans les langues suivantes : espagnol, français et anglais.

PROPOSITION

La proposition doit inclure les informations suivantes :

1. Plan de travail :
   ✓ Expérience démontrée
   ✓ Méthodologie et outil de réservation des services. Surtout pour la réservation de billets d'avion. Il doit inclure tout le cycle, de la demande jusqu'à la confirmation et à la facturation
   ✓ Méthodologie en cas d'incident ou d'urgence
2. Coûts et facturation :
   ✓ Coût de l'agence
   ✓ Outil de gestion
   ✓ Tableaux des bénéfices versés aux ONG par les entreprises
3. Avantages corporatifs. Détails des avantages que la gestion avec les différentes entreprises peut offrir. Par exemple :
   ✓ Changement de nom sur le billet
   ✓ Accès aux salles VIP
   ✓ Amélioration des vols
   ✓ Programme de fidélisation
   ✓ Des réductions sur les tarifs aériens
   ✓ Solutions en cas de changements de vols, de retards et/ou d’annulations.
   ✓ Autres : préciser

PROCES DE SELECTION

La Fundación Recover ouvre le délai de présentation de propositions au mois d'avril. Parmi un minimum de trois agences ayant présenté leur candidature, la Fundación Recover s'engage à choisir un opérateur avant le 15 mai.